Réussir son transfert d'entreprise

Lorsque vient le moment pour une entreprise d’agrandir ses locaux ou au contraire de devoir les réduire, le transfert des locaux de l’entreprise doit être pensé de façon à ne pas perturber le rythme de travail de ses collaborateurs.

Il est donc nécessaire de commencer à organiser le transfert des bureaux le plus tôt possible et de faire en sorte de gagner du temps le jour du déménagement.

Prévoir l’emplacement futur des bureaux

Pour commencer il faut dessiner sur plan les nouveaux emplacements des bureaux des collaborateurs de l’entreprise.

Prévoir leur disposition les uns par rapport aux autres et indiquer par ou seront raccordés les outils informatiques et autres appareillages, n'hésitez pas à prendre les avis de chacun de sorte à optimiser le futur espace de travail.

Ainsi le jour du déménagement les déménageurs n’auront qu’à placer les bureaux dans le bon sens et le cas échéant placer le matériel informatique du bon côté des bureaux.

Il est important de repérer les bureaux de façon simple, avec un code couleur ou des numéros qui seront ainsi reportés sur chaque bureau et cartons ainsi que dans les nouveaux locaux à chaque emplacement.

Les déménageurs n’auront qu’à rassembler les affaires comportant les mêmes numéros ou couleurs aux endroits indiqués.

Cela paraîtra pour certains évident, pour d’autres peut-être superflue, mais il faut bien savoir que ces étapes préliminaires au transfert des bureaux sont primordiales pour assurer la continuité du travail des salariés.

Sauvegarder les données informatiques

Une étape trop souvent négligée de la part des entreprises qui souhaitent transférer leurs locaux est de demander aux salariés de faire une sauvegarde de leurs données informatiques, dans le cas où elles ne le seraient pas déjà sur un serveur externe. 

Pourquoi sécuriser ses données informatiques ? Simplement pour éviter de perdre des dossiers importants en cas de choc ou de d’altération quelconque des disques dur durant le voyage des anciens locaux jusqu’aux nouveaux.

Autant la perte du matériel informatique peut être secondaire, autant celle des données qu’il contient peut être parfois très dommageable.

Autant prendre ses précautions et sauvegarder les dossiers importants sur une clé USB ou un disque dur externe à défaut d’un serveur de sauvegarde.

Transférer le serveur interne à l’entreprise

Les entreprises disposants d’un serveur directement dans l’agence, se voient souvent perturbées lorsque celui-ci se trouve être hors service.

Vous connaissez cela ? Alors pour déménager votre entreprise, peut-être aurez-vous besoin de ces conseils.

Tout d’abord vous devrez prévoir dans les nouveaux locaux une baie informatique et un local réfrigéré. L’essentiel étant qu’a l’arrivé du serveur le gros du travail soit déjà effectué.

L’idéal est de faire appel à la personne qui s’occupe habituellement du serveur pour seconder les déménageurs (technicien de maintenance, société externe, etc.).

Il aura pour mission de débrancher correctement celui-ci et de veiller à ce que tous les câbles et ustensiles nécessaires à son bon fonctionnement soient mis en carton ensembles, de sorte encore une fois à gagner du temps à l’arrivé dans les nouveaux locaux.

Les déménageurs veilleront dans l’idéal à placer le serveur dans le camion de sorte qu’il soit accessible rapidement, afin de le réinstaller au plus vite.

Une fois le serveur installé vos collaborateurs pourront d’ores et déjà reprendre leurs activités, si necessaire, avant même que les bureaux ne soient mis en place.

Une remarque, une suggestion ? N'hésitez pas à nous laisser un commentaire à la suite de ce guide du déménagement !

Crédit photo serveurs par Argonne National Laboratory sur Flickr